Liian monta rautaa tulessa? Ohjeita itselleni

EHKÄ on niin, että juuri  kesällä kun ei ole kauhean kiire, kannattaa ohjeistaa omaa päätä hallitsemaan aikaa, kun on taas montaa rautaa tulessa?

TÄNÄN oli Hesarissa toimittaja Juha Riihimäen mainio juttu. Otsikkona oli tuo "Liian monta rautaa tulessa". Hän jakoi kuusi työterveyspsykologi Heli Hannosen vinkkiä : miten keskeneräisiin töihin kannattaa ja ei kannata puuttua. Maistelin ja muistelin niitä. Ei lainkaan hulluja. Mutta muutaman ohjeen lisään lopuksi itselleni.

Ohje 1 

Jos töitä tuntuu olevan paljon ja aikaa vähän, kaikki tehtävät asiat kannattaa kirjoittaa ylös.

Amerikalainen johdonkouluttaja Alan Lakein (1938-) neuvoi aikanaan  samoin- ja lisäsi kehotuksen priorisoida tehtävät.

Tottelen. Ei muuten millään pysy hommat mielessä ei hanskassa. Teen todo-listoja, tsekkaan tilannetta jopa päivittäin ja vetelen tehtäviä yli kun ne tulevat valmiiksi. 

Yliviivaaminen tuo mielihyvää.

Ohje 2 

Tehtävät on hyvä palastella riittävän pieniin osiin, tavoitteisiin ja kokonaisuuksiin.

Amerikkainen autotehtailija  ja suurliikemies ja yksi liukuhihnan keksijöistä Henry Ford (oli 1863-1947) samoilla linjoilla. Kokonaisuus kannattaa jakaa osiin.  Ja tarpeeksi pieniin.

Tottelen. Jakaminen iso möykky osiin lisää uskoa kykyyn selvitä hommista. Ja onnistumisen kokemuksia tulee nopeasti. Mm. kirjoitushommissa näin syntyy myös ajattelua kehittävä struktuuri ja mielekäs suoritusjärjestys aukeaa. Itse haluan usein jäsentää osatehtävät kuvaksi.

Ohje 3 

Kun tiedät, mitä sinun pitää tehdä, johda itseäsi suunnittelemalla aikataulu.

Kapellimestari Leonard Bernsetin (1918-1990) oli samaa mieltä. Hän nosti suunnitelman rinnalle pikku kiireen. 

Aikataulu on keskeinen osa suunnitelmaa. Heli Hannonen neuvoi teskstissä, että jos ahdistaa suunnitella koko juttu kerralla, voi edetä viikon tai päivän jaksoissa.  Oleellista on, että noudattaa sitä.

Tottelen. Ja olen totellut viimeksi tosi kiltisti kun olin saanut Omnia tarina- kirjan ehdottoman deadlinen. Aikaa oli 4 viikkoa ja tekstiä pahasti kesken. Poijutin kirjan kappaleet (aikakaudet) ja ehdin.

Ohje 4 

Mieti, mikä on juuri sinulle tehokkain työskentelyaika päivästä. Ja tartu silloin hankalampiin ja vaativimpiin tehtäviin. Pidä välillä selkeä tauko.

Heli Hannosella on tässä tosi tärkeitä pointteja. On tunnettava oma työrytminsä. Itse en valitettavasti soikein osaa sanoa muuta kuin, että olen parhaimmillani kun olen levännyt. Siis aamulla (hitaat aamut aahh!) ja päivänokosten jälkeen. Mutta jaan saarnaaaja Ward Beecherin  (1813-1887) oivalluksen aamun tärkeydestä.

On helpompia ja vaikeampia tehtäviä, kyllä. Mutta ero ei ole kamala, jos tehtävät on jaettu tarpeeksi pieniin osatehtäviin. Itse neuvon itseänsi aloittamaan aina helpolla jutulla. Sen maaliin saaminen lisää energiaa.

Hannosen neuvoa tauttomisesta pidän tosi tärkeänä. Ei vain yhden päivän sisällä vaan läpi vuoden. Pidempiä tai minilomia. Siestaa keskellä päivää. Iltalomaa.

Niinpä tottelen suositusta tauottamisesta. Tauolla pitäisi tehdä jotain kivaa, kuten roomalainen valtiomies Cato (234-140 eaa) on viisastellut. Mennä ulos. Uimarannalle. Syödä maustekurkkua. Piupahtaa somessa. Ottaa lasi brandyä.

 

Mutta itse olen huomannnut saman kuin professori Matti Peltonen: Parin erilaisen asian työstäminen vuorotellen lataa akkuja. Se on jännä juttu. 

Ohje 5 

Muutoinkin on hyvä tarkkailla sähköpostin käyttöä. Hmm. Hannonen neuvoo tekemään sähköpostilla tulleet tehtävät heti ja yhdellä kerralla. 

Voi sopia muille, ei minulle. Tapaan vastata minuun yhteydenottaneille heti ja lupaan palata asiaan, heti kun tiedän asiasta paremmin. Minusta se on kohteliasta. Mutta on tärkeää lisätä ToDo-listaan auki jäävä uusi tehtävä.

Vain pieni osa tehtävistä on sellaisia, että ne tulevat kerralla kunnolla valmiiksi. Kuten kirjailija Ernest Hmeingway(1899-1961) tuossa kuvassa fundeeraa.

Ohje 6

Älä odota inspiraatiota vaan aloita.

Tottelen. Kirjailija Madeleine LÉngle (1918-2007) ja moni muu  ajattelee samoin kuin Hannonen. Jos kuitenkin inspiraatio iskee itsekseen, siihen kannattaa liittoutua :-)

Mutta miksi se inspiraatio iskee työssä.  

Tykkään mm. intohimoon yrittäjänä uskovan Anitta Herrasen käyttämästä ajatuksesta. 

Jos työ on jaettu pieniin osiin ja niistä suoriutuu, motivaatio nousee.

Omat kokemukseni jankuttavat samaa.

Hannonen kehottaa aloittamaan. Samoin mm. Richard L. Evans (1906-1971), merkittävä mormonivaikuttaja.

Siinä on huikea viisaus. Vaikka edessä olisi iso nippu tehtäviä, haluan aloittaa niistä jokaisen mahdollisimman nopeasti. Joku viisas on letkeillyt, että moni asia on aloittamista vaille valmis. Juuri niin. Edes jokin pikku juttu.

Tässäkö kaikki ohjeet ? 

Työterveyspsykologi Heli Hannonen  antoi 6 vinkkiä : miten keskeneräisiin töihin kannattaa ja ei kannata puuttua. Paljon  kiitoksia niistä, mutta selviänkö itse näillä? Kun otan vastaan koulutuskeikkoja tästä teemasta, haluanko nostaa esiin vielä jotain muuta. Haluan.

Bonusohje (7) 

Hannosen ohjeen 1 kohdalla oli kuva Alain Lakein aforismista, jossa korostettiin priorisointia. 

Priorisointi tarkoittaa myös sitä, että osa tehtävistä täytyy uskaltaa tehdä kevyesti.  Tämän ohjeen meille antaa organisaatori ja yliopiston rehtori Ian Mitroff (1938-).

Uskallammeko?

Priorisointi tarkoittaa myös sitä, että osa tehtävistä täytyy uskaltaa tehdä kevyesti, osa jopa jättää tekemättä.

Kiinalais-yhdysvaltalainen kirjailija ja yliopiston rehtori Lin Yutang (1895- 1976) sen sanoi. 

Saku Tuominen kirjoitti kirjan "Juu. Ei. Pieni kirja priorisoinnista. Hän kehottaa luopumaan elämässä asioista, jotka uuvuttavat ja tuntuvat merkityksettömiltä. Priorisoimalla voi olla enemmän läsnä hetkessä ja ennen kaikkea tehdä paremmin sen, mitä on tekemässä.

Kriittisen kysymyksen esitti jo filosofi-keisari Marcus Aurelius (121- 180 jaa).

Luopumiseen liittyy tuskaa, mutta kuormittavasta luopuminen tuo myös energiaa. On uskallettava sanoa myös Ei. Ihan ääneen.

Bonusohje (8) 

Aloittaminen on tärkeää, mutta niin on myös loppuun saattaminen niiden asioiden osalta, joihin on sitoutunut. Itse olen oppinut asettamaan eritasoisia tavoitteita: minimitavoitetaso ja bonukset. 

Bonusohje (9) 

Kaikessa ihan kaikessa on nähtävä aina myös  vaihtoehtoja. Suunnitelma B, kuten professori James Yorke ( 1941-) sanoi.

Bonusohje (10) 

Palaan lopuksi blogilastun ensimmäiseen kuvaan. Elämä on upeaa. Työ on tärkeä osa sitä. Mutta kamppailu yli voimien syö elämän upeutta. Kunnioitetaan työtä ja oikeutta elää onnellinen elämä. Rohkeasti. Kriittisesti. Priorisoiden.